Spis treści
Kadry i płace muszą działać bezbłędnie co miesiąc – niezależnie od tego, czy specjalista jest akurat na urlopie, czy właśnie zmieniły się przepisy. Dla wielu firm utrzymywanie tego wyłącznie własnymi siłami staje się kosztowne i ryzykowne. Stąd rosnąca popularność outsourcingu kadr i płac, czyli przekazania obsługi procesów kadrowo-płacowych zewnętrznemu partnerowi – od dokumentacji pracowniczej i naliczania wynagrodzeń, przez rozliczanie czasu pracy, po deklaracje i zgodność z prawem pracy.
Jeszcze niedawno korzystały z niego głównie duże organizacje. Dziś wybierają je także średnie firmy, które chcą obniżyć koszty administracyjne i zabezpieczyć procesy, nie rozbudowując własnych działów kadr. Kiedy naprawdę warto zrobić ten krok – i co zyskujesz, powierzając kadry i płace specjalistom Unit4? Sprawdźmy.
Dlaczego firmy oddają kadry i płace na zewnątrz?
Przepisy prawa pracy, podatków i ubezpieczeń zmieniają się szybko i często. Utrzymywanie pełnej, aktualnej wiedzy w tym obszarze wymaga czasu, ludzi i ciągłego dostosowywania procedur – a każdy błąd potrafi kosztować.
Powierzenie obsługi kadrowo-płacowej wyspecjalizowanemu partnerowi zdejmuje z firmy to ryzyko. Nie musisz samodzielnie śledzić każdej nowelizacji ani rozbudowywać zespołu – zajmują się tym eksperci, a Ty skupiasz się na swoim biznesie.
Twój zespół HR ma ważniejsze zadania niż listy płac
Outsourcing to nie tylko przeniesienie obowiązków poza firmę – to sposób na uporządkowanie procesów. Naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie akt pracowniczych czy rozliczanie absencji wymaga dużej dokładności i pochłania mnóstwo czasu, zwłaszcza przy kilkuset pracownikach.
Gdy te zadania przejmuje partner zewnętrzny, dział HR może zająć się tym, co faktyczn buduje organizację: rekrutacją, rozwojem talentów i zaangażowaniem zespołów. Zamiast domykać kolejne listy płac, zespół HR zyskuje czas na projekty, które faktycznie wpływają na rozwój firmy.
Wrażliwe dane pod ochroną i zgodność z prawem
Procesy kadrowo-płacowe to jedne z najbardziej wrażliwych danych w firmie, dlatego partnera warto oceniać nie tylko po zakresie usług, ale i po standardach bezpieczeństwa. Profesjonalny dostawca pracuje na sprawdzonych procedurach, zabezpieczeniach i kontroli dostępu, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Bieżące aktualizacje systemu i śledzenie zmian w prawie ograniczają ryzyko błędów, które mogłyby oznaczać dla firmy znaczące konsekwencje finansowe lub prawne. To jeden z powodów, dla których dobrze poprowadzony outsourcing bywa bezpieczniejszy niż obsługa własnymi, przeciążonymi siłami.
Czy outsourcing oznacza utratę kontroli?
Nie – i to jedno z najczęstszych nieporozumień. Dobrze zaplanowany outsourcing nie odbiera kontroli, tylko zdejmuje z firmy czasochłonną, żmudną część pracy.
W modelu Unit4 klient przez cały czas ma wgląd w dokumenty, raporty i dane pracownicze, a dzięki samoobsługowej aplikacji Teta ME menedżerowie i pracownicy sięgają po potrzebne informacje bez pośredników. Obsługę przejmują specjaliści, ale decyzje i pełna przejrzystość zostają po Twojej stronie.
Wybieraj partnera nie tylko po cenie
Najniższa oferta rzadko bywa najlepsza. Zwróć uwagę na doświadczenie dostawcy, stosowaną technologię, poziom bezpieczeństwa danych oraz to, czy zakres usług da się dopasować do specyfiki Twojej firmy. Liczy się też jakość wsparcia i realna znajomość prawa pracy oraz prawa podatkowego.
Dobry partner rośnie razem z Tobą – rozwija usługi wraz z rozwojem firmy i dopasowuje je do zmieniających się potrzeb, zamiast wciskać wszystkich w ten sam schemat.
Outsourcing z Unit4: system Teta HR w rękach doświadczonych specjalistów
Nowoczesny outsourcing opiera się na dobrej technologii i ludziach, którzy potrafią z niej korzystać. W Unit4 usługę realizują specjaliści Pionu BPO na markowym systemie Teta HR – z dostępem do raportowania, elektronicznego obiegu dokumentów i cyfrowej teczki pracowniczej, powiązanych z pozostałymi obszarami HR.
Ofertę Unit4 kieruje do średnich i dużych organizacji i realizuje w dwóch wariantach: pełnej obsługi kadrowo-płacowej albo samego payrollu, przy którym Twój zespół nadal pracuje w obszarze kadr. Dziś z outsourcingu kadrowo-płacowego Unit4 Polska korzystają firmy zatrudniające łącznie ponad 20 000 osób. Chcesz sprawdzić, który wariant pasuje do Twojej firmy? Poznaj outsourcing kadr i płac Unit4 i umów rozmowę.
