Spis treści
Każda firma państwowa i niepaństwowa zobowiązana jest do przechowywana dokumentacji firmowej przez czas określony przepisami prawnymi. Oznacza to konieczność klasyfikacji takich dokumentów. Nie tylko po to, aby mieć porządek, ale przede wszystkim, aby mieć dokumenty na wypadek kontroli. Jakie zasady dotyczące archiwizacji dokumentów obejmują firmy?
Jakie dokumenty należy przechowywać?
Każda firma niezależnie od tego ile czasu funkcjonuje na rynku, jest zobowiązana do regularnej archiwizacji swoich dokumentów biznesowych. Oznacza to, że jako właściciele firmy musimy przechowywać wszelkie dokumenty podatkowe, zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze oraz pracownicze po to, aby w razie zaistniałej potrzeby udostępnić je danej instytucji. Warto wiedzieć również jakie dokumenty możemy przechowywać w sposób elektroniczny, szczególnie jeśli jest to dla nas zdecydowanie bardziej wygodne. Ciekawostką jest to, że dokumenty firmowe dzielą się na poszczególne rodzaje, ale czas ich przechowywania zależy od ich charakteru. W praktyce jest to zwykle okres od 5 lat do 50 lat. Dokumentacja firmowa dzieli się na trzy grupy: dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty pracownicze.
Dokumenty zgłoszeniowe – wszystko, co trzeba wiedzieć
Każda firma po rozpoczęciu własnej działalności gospodarczej niezależnie od jej charakteru zobowiązana jest do rejestracji w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Mamy więc obowiązek zgłoszenia się do ZUS jako płatnik składek i musimy dostarczyć dokumenty ZUS ZFA lub ZUS ZPA. Warto zauważyć, że czas ich przechowywania nie jest ustalony przez polskie prawo. Jednak przyjmuje się, że taką dokumentację należy przechowywać przez cały okres działalności, aby w przypadku kontroli ZUS bez problemu dysponować dokumentem potwierdzającym naszą rejestrację w zakładzie.
Przechowywanie dokumentów (źródło: www.rhenus-data.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow.html)
Dokumenty rozliczeniowe i płatnicze
Dokumenty rozliczeniowe należy przechowywać przez okres 10 lat, ponieważ każdy właściciel firmy, który musi być zarejestrowany w ZUS jako płatnik, ma obowiązek przekazywania tej instytucji wszelkich wymaganych rodzajów deklaracji rozliczeniowych i miesięcznych raportów imiennych. W związku z tym przez okres 10 lat każdy płatnik musi przechowywać kopie tych dokumentów, jak i również dokumenty archiwizowane elektronicznie. Taka archiwizacja dokumentów jest dość wygoda i należy pamiętać, jakie mamy obowiązki, aby uniknąć wysokich kar grzywny za brak określonej dokumentacji. Dokumenty płatnicze to nic innego jak dowody opłacenia składek w formie papierowej. Informują instytucję o tym, że płatnik opłacił składki w terminie. W związku z tym tak ważne jest ich przechowywanie przez określony czas.
Dokumenty pracowników firmy
Dokumenty pracownicze zwykle przechowuje się przez okres 50 lat od momentu zakończenia ustania stosunków pracowniczych pomiędzy właścicielem firmy a pracownikiem. Musimy wiedzieć, że na podstawie tego rodzaju dokumentów ZUS określa wysokość emerytury lub renty takiego pracownika, więc są to dość ważne dokumenty. Ciekawą alternatywą jest fakt, że jeśli firma zakończyła działalność, to możemy przekazać taką dokumentację wyspecjalizowanemu archiwum.
Obowiązek przechowywania dokumentów firmowych
Przechowywanie tak różnorodnej dokumentacji firmowej często spędza nam sen z powiek, jednak jest konieczne, aby uniknąć wysokich kar grzywny lub wielu innych problemów prawnych, dlatego warto zrobić wszystko, co tylko możliwe, aby archiwizacja dokumentów w firmie przebiegała w sposób prawidłowy.
